Privacyverklaring

De instelling voor bedrijfspensioenvoorziening water-link (hierna: water-link OFP) is een Organisme voor de Financiering van Pensioenen, ingeschreven in het Kruispuntbank van Ondernemingen onder het nummer 0476.567.235, met maatschappelijke zetel te Mechelsesteenweg 66, 2018 Antwerpen.

Water-link OFP is verantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegevens van de statutaire personeelsleden van water-link o.v. (hierna: water-link) en in beperkte gevallen de aangesloten leden en hun begunstigden. Het ‘verwerken’ van persoonsgegevens omvat alle mogelijke bewerkingen, zoals het verzamelen, registreren, gebruiken of bewaren van deze gegevens.

Verklaring over persoonsgegevens

Water-link OFP hecht veel belang aan de bescherming van de persoonsgegevens en is vastbesloten om de persoonlijke informatie op een eerlijke en transparante manier te verwerken.

In deze privacyverklaring wordt uitgelegd hoe water-link OFP de persoonsgegevens van de betrokken personen verwerkt en behandelt. Deze verklaring is van toepassing op (voormalige) statutaire personeelsleden van water-link aangesloten bij water-link OFP en hun begunstigden.

Sedert 1 januari 2020 worden de pensioendossiers van deze personen rechtstreeks beheerd door de
Federale Pensioendienst (hierna: FPD).

Verzameling en gebruik van de persoonsgegevens

Water-link OFP verzamelt en verwerkt de persoonsgegevens om te voldoen aan de wettelijke vereisten en kan zich ook in enkele specifieke gevallen op een gerechtvaardigd belang beroepen.

Zowel tijdens de loopbaan alsook in beperkte gevallen op en na het moment dat het statutaire personeelslid op pensioen gaat, ontvangt water-link OFP enkel de noodzakelijke persoonsgegevens van water-link, de (voormalige) werkgever van de aangeslotenen.

Water-link OFP kan uw persoonlijke informatie verzamelen, gebruiken en overdragen door middel van geautomatiseerde en / of op papier gebaseerde verwerkingssystemen.

In verband met haar activiteiten kan water-link OFP de volgende categorieën van persoonsgegevens verzamelen:

• Identificatiegegevens, zoals een naam, thuisadres, geboortedatum, geslacht;
• Door de overheid uitgegeven identificatienummers, zoals het rijksregisternummer voor pensioenadministratiedoeleinden;
• Identificatiegegevens en identificatienummers van een echtgenote of kinderen ten laste;
• Werk-gerelateerde informatie, zoals anciënniteit, plaats van tewerkstelling, personeelsnummer, afwezigheden en gegevens omtrent de aanstelling of benoeming;
• Contactgegevens
• Financiële gegevens, zoals rekeningnummer en pensioenberekeningen;
• Informatie die nodig is voor audit- en risicobeheer.

Water-link OFP verwerkt uw gegevens voor de volgende doeleinden:

• Noodzakelijke berekeningen in het kader van pensioenadministratie;
• Naleving van verzoeken van de overheid;
• Communicatie met de aangeslotenen;
• Interne rapportage en audit;
• Andere wettelijke en gebruikelijke bedrijfsgerelateerde doeleinden.

Delen van informatie

In bepaalde omstandigheden kan water-link OFP de persoonsgegevens doorgeven aan derden, zoals bijvoorbeeld:

• Andere bedrijven of financiële instellingen, dienstverleners en verwerkers van water-link OFP, wanneer het noodzakelijk is voor de bovengenoemde doeleinden;
• Andere bedrijven of instanties, wanneer water-link OFP hiertoe verplicht is, zoals bij een rechterlijke uitspraak.

In beperkte en noodzakelijke omstandigheden kan de persoonlijke informatie worden overgedragen buiten België, inclusief naar landen die niet hetzelfde niveau van bescherming als België hanteren.

Water-link OFP zet zich in voor de bescherming van de privacy en vertrouwelijkheid van persoonsgegevens wanneer deze worden overgedragen aan een externe of buitenlandse partij. Wanneer dergelijke doorgiften plaatsvinden, verzekert water-link OFP dat er een adequate bescherming bestaat, hetzij door middel van passende contractuele afspraken, hetzij door middel van wettelijk vereiste maatregelen.

Uw rechten

Onder de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming (AVG/GDPR) heeft u een aantal rechten met betrekking tot de bescherming van uw persoonsgegevens. Zo heeft u het recht om bij water-link OFP toegang te vragen tot uw persoonsgegevens, het recht om gegevens te verbeteren of te schrappen, het recht om de verwerking te beperken, bezwaar te maken tegen enige verwerking en, in bepaalde omstandigheden, het recht op gegevensoverdracht.

U heeft tot slot ook het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be) als u van mening bent dat water-link OFP niet heeft voldaan aan de vereisten van de wetgeving inzake de bescherming van de persoonsgegevens.

Verder neemt water-link OFP redelijke stappen om ervoor te zorgen dat alle persoonsgegevens waarover water-link OFP beschikt correct, volledig en actueel zijn. Houd er rekening mee dat u hierbij een gedeelde verantwoordelijkheid heeft met betrekking tot de juistheid van uw persoonlijke gegevens. Breng water-link OFP dus tijdig op de hoogte van eventuele wijzigingen in uw persoonsgegevens.

Toegang

U kan redelijkerwijs uw persoonsgegevens bij water-link OFP opvragen en bijwerken. U kunt dit recht uitoefenen door contact op te nemen met de functionaris voor gegevensbescherming (DPO) via privacy@water-link.be of per post gericht aan de functionaris voor gegevensbescherming, water-link OFP, Mechelsesteenweg 66, 2018 Antwerpen.

Informatiebeveiliging

Water-link OFP steunt volledig op de interne beleidslijnen en procedures van water-link alsook op de systemen van water-link. Water-link neemt de nodige voorzorgsmaatregelen om alle persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang, openbaarmaking, wijziging en vernietiging. Water-link neemt passende technische en organisatorische maatregelen om de informatiesystemen waarop water-link OFP de persoonsgegevens opslaat, te beschermen. Water-link en water-link OFP eisen bovendien van de dienstverleners waarop zijn beroep doen, dat zij de persoonsgegevens op voldoende wijze beschermen.

Bewaartermijnen

Water-link OFP bewaart de persoonsgegevens in overeenstemming met de wettelijke termijnen. Uw persoonsgegevens worden gewoonlijk bewaard gedurende de beperkte periode, zolang dit noodzakelijk is voor de bovengenoemde doeleinden.

De pensioendossiers die voor 1 januari 2020 in het beheer van water-link OFP waren, worden bewaard zolang de betrokkene recht op pensioen of betaling heeft. Na het verwezenlijken van alle doelstellingen worden de persoonsgegevens gewist.

Sedert 1 januari 2020 worden er geen nieuwe pensioendossiers meer aangemaakt.

Behandelen van uw privacy-vragen – Klachten

Indien u vragen of opmerkingen heeft over deze privacyverklaring, of wanneer u van mening bent dat uw persoonsgegevens niet in overeenstemming worden behandeld met de toepasselijke wetgeving of deze privacyverklaring, dan kunt u contact opnemen met de functionaris voor gegevensbescherming (DPO) via privacy@water-link.be of per post gericht aan de functionaris voor gegevensbescherming, water-link OFP, Mechelsesteenweg 66, 2018 Antwerpen.

Indien uw klacht betrekking heeft op de uitoefening van uw rechten, is een klacht bij de gegevensbeschermingsautoriteit slechts ontvankelijk op voorwaarde dat u uw klacht of vragen eerst heeft voorgelegd aan de DPO van water-link OFP met het oog op een interne behandeling ervan.

Gelding van deze privacyverklaring

Indien noodzakelijk, kan water-link OFP deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. U zult echter steeds op de hoogte gehouden worden van eventuele wijzigingen.

Laatst bijgewerkt in november 2020.